Hiermit informieren wir Sie über die neuen Vorgaben zur Meldung von Missständen.

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Mit der Meldung von Missständen leisten Sie einen Beitrag zur Vermeidung und Aufdeckung von Fehlern in Ihrem Unternehmen. Sie bekommen oft als Erstes mit, wenn in Ihrem Unternehmen etwas schiefläuft.

Daher möchten wir Sie ermutigen, sich mit verdächtigen Sachverhalten im Zusammenhang oder im Vorfeld Ihrer beruflichen Tätigkeit an unsere Meldestelle zu wenden, die wir als interne Meldestelle für einige Medienhäuser wahrnehmen. Durch Ihre Meldung können wir schnell handeln und Missstände bei Ihrem Arbeitgeber abstellen. Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen.

Neben der Meldung von Missständen an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden. Das Gesetz sieht in § 7 Abs. 1 S. 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ein Wahlrecht vor. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen hinweisgebende Personen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Konkrete Hinweise sind wichtig und können dabei helfen, Verstöße zu beseitigen und negative Folgen eines solchen Fehlverhaltens zu verhindern.

Daher bitten wir Sie, sich mit verdächtigen Sachverhalten zuerst an unsere vertrauliche Hinweisgeberstelle zu wenden. Über diesen geschützten Kanal können Sie Gesetzesverstöße oder andere Missstände innerhalb des Unternehmens melden.

Welche Sachverhalte können gemeldet werden?

Erfasst werden Verstöße durch Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit. Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem der Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind hingegen nicht geschützt.

Der Anwendungsbereich des § 2 HinSchG umfasst unter anderem die Meldung von Informationen zu folgenden Verstößen:

• Verstöße, die strafbewehrt sind,
• Verstöße, die busgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Rechtverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder sowie bestimmte unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft, wie z. B. Verbraucherschutz sowie Datenschutz.

Vertraulichkeit

Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet. Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen weitgehend zu schützen. Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt und dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen offengelegt werden. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt.

Keine Nachteile durch Meldung von Missständen

Durch die berechtigte Meldung von Missständen entstehen Ihnen keine Nachteile. Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1c) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.

Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Externe Meldestelle des Bundes

Ergänzend zur internen Meldung sieht das Gesetz die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Zu diesem Zweck errichtet der Bund beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes. Ab 2. Juli 2023 werden auf der Webseite des BfJ die Meldekanäle veröffentlicht, über die sich hinweisgebende Personen an die externe Meldestelle des Bundes wenden können. Weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ können Sie hier abrufen: https://www.bundesjustizamt.de/hinweisgeberstelle.html?nn=13736

Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt. Lesen Sie bitte auch die Informationen auf den Webseiten dieser Meldestellen/Hinweisgeberstellen:

www.bafin.de

www.bundeskartellamt.de

Informationen über Verfahren für Meldungen an Stellen der Europäischen Union (EU)

Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach dem HinSchG können sie unter den nachfolgenden Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU abrufen. Darunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherung (EASA), der europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA).

OLAF:            https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de

EMSA:            https://www.emsa.europa.eu/de

EASA:             https://www.easa.europa.eu/en

ESMA:            https://www.esma.europa.eu/

EMA:              https://www.ema.europa.eu/en .

Die dortigen Meldeverfahren blieben vom HinSchG unberührt, d. h. sie bestehen neben den internen und externen Meldeverfahren nach dem HinSchG unverändert fort.

Weitere Informationen zu externen Meldestellen und Verfahren der EU

Weitere Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union können Sie der Website des BfJ entnehmen und lassen sich hier abrufen: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Fragen/Fragen_node.html#AnkerDokument96692