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Datenschutzhinweise für Online-Meetings

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare des Bundesverband Digitalpublisher und Zeitungsverleger e. V. (BDZV), Markgrafenstraße 15, 10969 Berlin

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Tools zur Durchführung von Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinaren informieren:


Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools:

  • Zoom,
  • GoTo-Meeting sowie
  • Microsoft Teams,

um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

GoTo-Meeting ist ein Service der LogMeIn Ireland Limited, die ihren Sitz in Irland hat.

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist der BDZV e. V.


Hinweis: Soweit Sie die Internetseite der obengenannten Anbieter aufrufen, sind die-se für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom / GoTo-Meeting / Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom / GoTo-Meeting / Microsoft Teams her-unterzuladen.

Sie können die Anbieter auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. wei-tere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der jeweiligen App eingeben.

Wenn Sie die jeweilige App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die (Basis-)Funktionen auch über eine Browser-Version nutzbar. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Die Datenschutzerklärung von Zoom finden Sie hier: zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html

Die Datenschutzerklärung von GoTo-Meeting finden Sie hier: www.logmeininc.com/de/legal/privacy

Die Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie hier: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung der Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename (Vor-/Nachname / „Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache, Telefon (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abtei-lung (optional)

Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, The-ma, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Ruf-nummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzu-zeigen und ggf. zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres End-geräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden die Tools, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Falls wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeich-nung wird Ihnen zudem in den Tools angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte bei Zoom / GoToMeeting protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Bei der Verwendung von Microsoft Teams werden die Chatinhalte protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des BDZV e. V. verarbeitet wer-den, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusam-menhang mit der Nutzung der Tools personenbezogene Daten nicht für die Begrün-dung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung der Tools sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhal-te aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig ge-rade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kom-munizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Die Anbieter erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsverträge vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verar-beitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

LogMeIn ist Teil des EU-US- und Schweizer Datenschutzschild-Rahmenabkommens und erfüllt nach eigenen Angaben alle derzeit geltenden Datenschutzvorschriften der EU.

Bei Microsoft Teams erfolgt eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) grundsätzlich nicht, da der Speicherort auf Rechenzentren in der Europä-ischen Union beschränkt wurde. Es kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befin-den. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt.
Sie erreichen diese wie folgt: BDZV e.V. – Datenschutzbeauftragte – Markgrafen-straße 15, 10969 Berlin, E-Mail datenschutz@bdzv.de

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis da-für, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz-rechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Ge-währleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fas-sung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 19.05.2020