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19. Juli 2006 | Digitales

Erfolgreiche E-Mail-Newsletter

E-Mail ist und bleibt die meistgenutzte Anwen­dung des Internets. E-Mail-Newsletter und E-Mai­lings sind schnell, preiswert und bequem. Sie eignen sich hervorragend zur Kundenbindung und auch zur Generierung von neuen Zeitungsabon­nenten. Doch wie bei allen Kommunikationsmaß­nahmen müssen bestimmte Regeln beachtet werden. Mit dieser Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails ankommen und den er­wünschten Erfolg erzielen.

Anmeldung

Eine Werbemail oder ein redaktioneller News­letter darf niemandem gegen seinen Willen zuge­sendet werden. Verwenden Sie das Double Opt-In-Verfahren oder Confirmed Opt-In, um Adres­sen zu gene­rieren? Beim Double Opt-In trägt sich der Adressat auf einer Website mit seiner E-Mail-Adresse ein und erhält eine Mail, in der ein Link angeklickt werden muss, um die Anmeldung zu bestätigen. Beim Confirmed Opt-in muss er seine Anmeldung nicht extra bestätigen. Weisen Sie deutlich darauf hin, dass die E-Mailadresse nicht an Dritte weiterge­geben wird? (Link zu Daten­schutzrichtlinien) Ver­hindern Sie, dass jemand ungefragt Ihren News­letter erhält, weil ein anderer seine Adresse ein­getragen hat?

Ist das Anmeldeformular auf Ihrer Website mit wenigen Klicks zu erreichen und auffallend plat­ziert? Ist das Anmeldeformular verständlich auf­gebaut? Ist eine nachträgliche Änderung der An­meldedaten möglich? Werden im Anmeldefor­mular nur die wichtigsten Informationen abge­fragt? Kann Ihr Empfänger selbst Frequenz und Themen einstellen? Haben Sie Ihren Kunden gesagt, wozu Sie ihre Adresse verwenden? Ist nur das Formularfeld für die E-Mailadresse ein Pflichtfeld? (Stichwort "Datensparsamkeit", Para­graph 4 TDDSG).

Abmeldung

Können sich Ihre Abonnenten ohne Probleme von dem Newsletter abmelden? Für den Emp­fänger ist es am einfachsten, wenn er seine E-Mailadresse mit einem Klick auf einen Link aus dem Verteiler löschen kann (One-Click Unsub-sc­ribe). Wird auf Beschwerden umgehend rea­giert?

Inhalt und Layout

Ist sichergestellt, dass der Newsletter mit den gängigsten E-Mailprogrammen richtig dargestellt wird? Verschicken Sie nicht nur reine Werbung, sondern bieten Sie mit redaktionellen Beiträgen, exklusiven Rabatten, Gutscheinen etc. einen tatsächlichen Mehrwert? Sind die Artikel im Newsletter kurz und prägnant? Absatzlänge ma­ximal 5 Zeilen; Zeilenlänge maximal 70 Zeichen; Satzlänge maximal 10 Worte. Werden weiterfüh­rende Links zu Hintergrundinformationen auf Ihrer Website angeboten? Gibt der Betreff Aufschluss über den Inhalt der E-Mail? Die Betreffzeile ent­scheidet darüber, ob eine E-Mail geöffnet wird. Daher sollte der Kundenutzen deutlich erkennbar sein und neugierig darauf machen, die Mail zu lesen. Werden typische Spam-Begriffe vermie­den? Im Betreff sollten Sie auf mehrere Ausrufe-, Dollar- und Eurozeichen sowie typische Spam-Begriffe (z. B. "Heiß", "Scharf" etc.) verzichten. Fordern Sie die Abonnenten dazu auf, den Newsletter weiterzuempfehlen?

Enthält der Newsletter ein Impressum? Ist der Inhalt übersichtlich aufbereitet? Umfangreiche Newsletter können beispielsweise mit einem In­haltsverzeichnis und Hyperlinks innerhalb des Newsletters übersichtlicher strukturiert werden.

Werden die Empfänger dazu aufgefordert, die Absenderadresse in ihr Adressbuch (oder in ihre "Whitelist") aufzunehmen? Auf diesem Weg ver­ringern Sie das Risiko, dass der erwünschte Newsletter im Spamordner landet. Hält Ihre E-Mail-Versandsoftware den RFC-Standard 2822 für den Aufbau von E-Mail-Headern ein. Zwar werden auch E-Mails mit nicht standardkonfor­men Headern häufig fehlerfrei zugestellt, doch für Spam-Filter sind fehlerhafte Header ein klares Indiz für Spam-Mails bzw. die Art von Billig-Soft­ware, die von Spam-Mail-Versendern genutzt wird. Werden alle Links vor dem Versand getes­tet?

Adressverwaltung

Können die Empfänger problemlos ihre persön­lichen Daten einsehen und ändern? Ist ein pro­fessionelles Bounce-Management vorhanden, d.h. werden Adressen, die dauerhaft nicht er­reichbar sind, automatisch aussortiert? Gibt es eine Blacklist zur Sperrung von unerwünschten Empfängern?

Personalisierung und Individualisierung

Nutzen Sie die Chance zur Personalisierung? Sind Ihre Nachrichten persönlich auf den Emp­fänger zugeschnitten? Gibt es eine alternative Anrede für Abonnenten, die ihren Namen nicht angegeben haben? Wird der Inhalt des Newslet­ters auf die Interessengebiete der Abonnenten abgestimmt, d.h. enthält er Informationen, die für den Empfänger wirklich relevant sind?

Versand

Wird der Newsletter von einer festen IP-Ad­resse verschickt? Dynamische IP-Adressen gel­ten für viele Filtermechanismen als Spamkrite­rium. Gibt es vor dem Versand einen Testver­sand? Mit einem Testversand an eigene E-Mail­Adressen wird die korrekte Darstellung und Per­sonalisierung des Newsletters sichergestellt.

Wird für den Versand der optimale Zeitpunkt gewählt? Ein Versand am Wochenbeginn ist bei­spielsweise häufig problematisch, da der News­letter im E-Mail-Aufkommen des Wochenendes "untergehen" kann. Steht im "An-Feld" die E-Mailadresse des Empfängers? Ein Versand von E-Mails über das CC oder BCC-Feld gilt als Spam-Kriterium. Verwenden Sie eine aussage­kräftige Absenderadresse? Die meisten User sortieren ihre Mails anhand der Absenderadres­sen und löschen umgehend E-Mails, bei denen der Absender nicht auf Anhieb zu erkennen ist. Sind Ihre technischen Partner zuverlässig?

Analyse und Optimierung

Messen Sie den Erfolg Ihres Newsletters? Wertvolle Informationen liefern unter anderem folgende Daten: Öffnungsrate, Entwicklung der Abonnentenanzahl, Klickrate, Anzahl der Weiter­empfehlungen. Wird die Anzahl der An- und Ab­meldungen ausgewertet? Testen Sie unter­schiedliche Wochentage und Uhrzeiten für den Versand? Testen Sie unterschiedliche Newslet­ter-Anmeldeseiten? Vielleicht können Sie die Anmelderate verbessern, in dem Sie allen neuen Abonnenten einen Gutschein für Ihren Online-Shop oder für Ihre Dienstleistungen anbieten? Wird die Öffnungs- und Klickrate pro Provider ausgewertet? Mit diesen Werten können Sie er­mitteln, ob und bei welchen Providern Ihr News­letter von Spamfiltern geblockt wurde.

Quelle: crmmanager.de; agnitas.de; absolit.de

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